Ces représentants ont accès aux documents concernant le calcul et l'évolution des charges locatives.
À la demande des représentants, le bailleur social ou, s'il y a lieu, l'administrateur de la copropriété (par exemple : le syndic) les consulte tous les 6 mois sur les différents aspects de la gestion de l'immeuble ou du groupe d'immeubles.
Dans chaque bâtiment d'habitation, un panneau d'affichage, donnant notamment des informations sur le logement, l'habitat, les travaux, est mis à la disposition des associations dans un lieu de passage des locataires.
Dans les immeubles, soumis au statut de la copropriété, le syndic de la copropriété les informe de la date, de l'heure, du lieu et de l'ordre du jour de l'assemblée générale de copropriété. Les associations peuvent y assister et formuler des observations sur les questions inscrites à l'ordre du jour.
Les décisions prises en assemblée des copropriétaires et relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un procès-verbal synthétique, affiché dans les parties communes de l'immeuble.
Le bailleur social qui envisage une opération d'amélioration, ayant une incidence sur les loyers ou les charges locatives, ou de construction-démolition, doit mener une concertation (moment d'échange et de discussion) avec les représentants des locataires.
La concertation porte sur les points suivants :
Consistance et coût des travaux
Répercussion prévisible sur les loyers ou les charges locatives
Conditions de leur réalisation
Opportunité de créer un local collectif résidentiel
Conditions de relogement des locataires, s'il y a lieu (notamment pour les opérations de construction-démolition).
Une fois le projet élaboré et avant le début de l'opération, le bailleur dresse un bilan de la concertation qui comporte l'avis motivé des représentants des locataires. Il en informe les locataires réunis à cet effet. .
