Le professionnel est tenu de remettre un document justificatif à son client : une note lorsqu’il s’agit d’un particulier, ou une facture dans le cadre d’une transaction avec un autre professionnel (par exemple lors d’un achat de matériels).
La nature de la transaction avec un client particulier détermine les obligations du professionnel : une note est exigée dans certains cas, lorsqu’il s’agit d’une prestation de services, tandis qu’aucun document n’est imposé pour une vente de marchandises, sauf demande du client ou cas spécifiques.
Prestation de services
Le professionnel a l’obligation de remettre une note au client particulier pour qui il effectue une prestation dans les 2 cas suivants :
Lorsque le montant de la note est supérieur à 25 €
Lorsque le montant de la note est inférieur à 25 €, mais que le client en fait la demande
Le montant est communiqué toutes taxes comprises (TTC).
Cette note est établie en 2 exemplaires, l'original étant remis au client.
La note doit comporter les mentions suivantes :
Date
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Identité du professionnel :
Si l'entreprise est un entrepreneur individuel : nom et prénom de l'entrepreneur individuel suivi de la dénomination « Entrepreneur individuel » ou « EI »
Si l'entreprise est une société : dénomination sociale de la société et nom et prénom du professionnel qui effectue la prestation
Numéro Siren
Adresse de l'entreprise ou du siège social
Mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS, etc.) et du montant du capital social
Nom et adresse du client
Décompte détaillé de chaque prestation, c'est-à-dire le prix des pièces ou la quantité de produits utilisés
Dénomination des pièces utilisées (neuves, occasion, etc.)
Somme totale à payer HT et TTC.
Dans le cas où il existe un établissement recevant du public (ERP), les conditions de délivrance de la note doivent être rappelées à la clientèle par un affichage lisible au lieu où s’exécute le paiement de la prestation.
Les notes doivent être conservées pendant 2 ans.
Vente de marchandises
L’émission d’une note n’est pas obligatoire pour les ventes de marchandises aux particuliers, sauf dans les cas suivants :
En dehors de ces cas, le vendeur remet généralement un ticket de caisse à l’acheteur.
Le professionnel a l’obligation de remettre une facture dans le cas d’une transaction (prestation de services ou vente de marchandise) avec un autre professionnel (par exemple lors d’un achat de matériels).
Chaque facture doit impérativement porter les mentions suivantes :
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Identité des parties
Nom complet du vendeur (ou du prestataire) et celui du client (ou leur dénomination sociale)
Forme juridique (SARL, SAS ou autres formes) avec mention du capital social le cas échéant
Adresse du siège social du vendeur et du client ou adresse de facturation si elle est différente
Numéro d'immatriculation au RNE (le n° SIREN par exemple) ou l'inscription à l'Urssaf
Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur (ou du prestataire). Cette mention est obligatoire sur toutes les factures, qu'elles correspondent à des opérations réalisées en France, intracommunautaires ou encore à l'exportation
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Informations sur la facture
Numéro de facture unique basé sur une séquence chronologique et continue. Néanmoins, le professionnel peut établir une numérotation par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de son activité le justifient (par exemple, existence de plusieurs catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques)
Date de délivrance ou d’émission de la facture quand elle est transmise par voie électronique
Numéro du bon de commande lorsqu'il a été établi par l'acheteur
Date de réalisation de la vente, de la prestation de services ou du versement de l'acompte lorsque cette date est différente de la date de délivrance ou d'émission de la facture
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Détails de la transaction
Désignation précise des biens ou services
Quantité, prix unitaire HT, taux de TVA applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération
Montant total HT, montant de TVA, montant TTC
Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération
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Mentions fiscales spécifiques
Si le vendeur est soumis au régime de franchise en base de TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts »
Si l’acquéreur ou le preneur est redevable de la TVA : « Auto-liquidation »
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Modalités de paiement
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Date d’échéance du règlement
Conditions d’escompte : si le professionnel n’accorde pas d’escompte, il doit en avertir le client sur la facture par une formule du type : "Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé"
Taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement mentionnée sur la facture si le débiteur n'a pas réglé sa dette
Mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement
Montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxes et la taxe correspondante. Si l'assujetti est amené à facturer une TVA autre que la TVA française, l'assujetti doit préciser très clairement qu'il s'agit de la taxe de tel ou tel pays étranger
Le cas échéant, la référence à la disposition pertinente du CGI ou à la disposition correspondante de la sixième directive de TVA du 28 novembre 2006 ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération, d'un régime d'auto-liquidation ou du régime de la marge bénéficiaire
Chaque facture doit être rédigée en 2 exemplaires (un pour chacun des professionnels) et conservée 10 ans.